Онлайн-чеки в интернет-магазине: соблюдение 54-ФЗ

Соблюдать закон об онлайн-кассах только кажется сложно. Если приглядеться, его соблюдать скорее не хочется, чем сложно. Но закон есть закон. Далее поговорим о том, как выгоднее и с минимальными усилиями следовать букве этого закона, чтобы и чеки были, и налоговая не пришла.

Что такое 54-ФЗ и какого онлайн-бизнеса он касается?

Для начала ФЗ-54, закон об онлайн-кассах, длинное название цитировать не будем, говорит, что все предприниматели при расчётах с физическими лицами должны применять онлайн-кассу. С юридическими лицами и другими ИП-шниками — отдельная история — ФЗ-54 этих расчётов не касается.

Безусловно, есть категории предпринимателей, которых ФЗ-54 даже в целом не касается, однако все эти категории связаны с оффлайн-бизнесом: продавцы газет в киосках, овощей на рынках, разносная торговля, ремонт обуви и тому подобное.

Статья 2 ФЗ-54. Организации и индивидуальные предприниматели вправе не применять кассу при осуществлении следующей деятельности:

• продажа газет и журналов на бумажном носителе + в киосках;

• обеспечение питанием обучающихся и работников образовательных организаций;

• торговля на розничных рынках;

• разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами;

• торговля в киосках мороженым, а также торговля в розлив безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой;

• торговля из автоцистерн квасом и продуктами, сезонная торговля офощами и фруктами;

• прием от населения стеклопосуды;

• ремонт и окраска обуви;

• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;

• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;

• реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов;

• вспашка огородов и распиловка дров;

• услуги носильщиков на вокзахалах и в портах;

• сдача индивидуальным предпринимателем в аренду (наем) жилых помещений;

• розничная продажа бахил.

2.1. Также не используют кассу предприниматели, применяющие патентную систему налогообложения и…

2.2. … самозанятые…

3. …и находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях.

13. Касса может не применяться при осуществлении расчетов:

• товариществами собственников недвижимости;

• образовательными организациями при оказании услуг населению в сфере образования;

• физкультурно-спортивными организациями при оказании услуг населению в сфере физической культуры и спорта;

• домами и дворцами культуры, народного творчества и т.д. при оказании услуг населению в области культуры.

Все нюансы неприменения кассы и подробности изложены в статье 2 Закона.

В онлайн-бизнесе все без исключения предприниматели должны выдавать покупателям чеки в своих интернет-магазинах. Даже если вы осуществляете “ремонт обуви” онлайн (т.е. принимаете заявки и оплату). Исключение — самозанятые и патентники. Им касса не нужна. Для остальных главный вопрос: какая онлайн-касса выгоднее?

Но перед этим разберёмся, как она работает?

Как работает онлайн-касса?

По порядку:

1. Покупатель заходит к вам в интернет-магазин, делает заказ

2. Переходит на страницу платёжной системы, оплачивает

3. Платёжная система передаёт информацию об успешной оплате в интернет-магазин

4. В этот момент подключённая к магазину онлайн-касса фиксирует информацию о платеже и каждом купленном товаре и отправляет данные оператору фискальных данных

5. ОФД обрабатывает эти данные и отправляет информацию покупателю на электронную почту в виде чека и в налоговую.

От интернет-эквайринга к чекам

Итак, у вас есть магазин, вы уже подключили интернет-эквайринг. Чеки и касса — следующий шаг.

Перед вами стоят следующие задачи при подключении онлайн-кассы к магазину:

1. Купить кассу, фискальный накопитель, и электронную подпись

2. Зарегистрировать кассу в налоговой

3. Заключить договор с ОФД

4. Интегрировать кассу с системой управления магазином и с подключенной платёжной системой

5. Сформировать ваш шаблон чека

6. Протестировать работу

7. Выматериться и начать сначала, пока всё не начнёт работать.

8. Затем постоянно обслуживать, ремонтировать кассу, а также постоянно обновлять фискальный накопитель, и продлевать договор с ОФД, то есть, конечно — платить за это.

Если у вас есть касса в оффлайн-магазине, то прикрутить её к интернет-магазину возможно, но сложно — для этого нужно дополнительное оборудование, квалификация, люди. В любом случае с интеграцией физической кассы с оффлайн-точкой и онлайн-витриной возникнут сложности, может, даже понадобится вторая касса. Для онлайн-продаж всё же больше подходит облачная касса, под которой подразумевается аппарат, который находится не в вашей собственности и не на вашей территории, а в специальном центре, а вы получаете доступ к этому аппарату через личный кабинет в специальном приложении. И обслуживанием этого аппарата полностью занимается её владелец, а не вы.

Какие на рынке есть онлайн-кассы?

Итак, определились, что в онлайн-магазине проще не покупать онлайн-кассу, и даже не арендовать её физически, а пользоваться облачным сервисом. В этом случае из вышеперечисленного плана сразу исчезает обслуживание, стоимость аренды ниже, чем покупка, часто даже договор с ОФД является бесплатным, т.к. он партнёр сервиса.

Рассмотрим варианты облачных касс, присутствующих на рынке:

Безоговорочный лидер — Атол-Онлайн — он и первым появился на рынке облачных касс, и в целом лидер по продажам кассовой техники, но он чуть ли не самый дорогой. А самой дешёвой является ЮКасса — как крупнейший агрегатор платежей — она может себе это позволить.

При этом имейте в виду, что практический каждый вышеуказанный сервис убеждает арендовать минимум одну резервную кассу на случай сбоя либо перерегистрации фискального накопителя. Скорее всего, так и нужно делать для безопасности, но для экономии можно попробовать постоять на своём.

Будем считать, что у вас это получится, и в дальнейших сравнениях не придётся умножать вышеуказанную цифру надвое, а также работа кассы пройдёт без сбоев.

Можно ли передать другому обязанность выдавать онлайн-чеки?

Есть ещё одна — самая дешёвая возможность — делегировать обязанность применять кассу. В этом случае вы заключаете договор с агентом и всё — боль снята.

Если совсем кратко, то агентов, которые могут у вас забрать эту обязанность, существует два вида: платёжные и торговые. Платёжные заточены только на то, чтобы принимать от вас платежи, то есть предоставляют интернет-эквайринг. Агенты вроде Яндекс.Кассы (Ю.Кассы) не хотят брать обязанность по кассе — и по-своему правы. Тогда как Робокасса тоже платёжный агент, но предлагает услугу Робочеки.

Торговые агенты, помимо организации приёма платежей, ещё и продвигают ваши товары на своих площадках, принимают на себя часть ответственности за качество этих товаров и даже доставку. Из торговых агентов — обязанность по использованию кассы берут на себя маркетплейсы типа Озон и Вайлдберриз. А также платформа Pokupo.ru, которая тоже относится к этой категории агентов. Отличие последней от маркетплейсов в том, что она предоставляет продавцам больше свободы в действиях. А сотрудничество с маркетплейсами — та ещё кабала.

Виды агентов и их особенности подробнее рассмотрены в этой статье.

Чем агент дешевле обычной онлайн-кассы?

Стоимость использования кассы, как правило, агенты не включают в стоимость в своих услуг. Не включает её и Pokupo. Тарифы на платформе гибкие, есть с абоненткой, есть без. При этом даже тариф с абоненткой предполагает взимание платы только тогда, когда вы продаёте. Если продаж нет, то и платить вы не должны.

Теперь посмотрим, насколько облачная касса от Pokupo выгоднее по сравнению с классическими, и когда эта выгода исчезает.

Выгода для продавцов с малым оборотом

Предположим, что ваш оборот составляет 100 р. в месяц. И ваши покупатели оплачивали самым дешёвым и самым популярным способом — картами с комиссией 3,9%. В этом случае ваш доход составит 96100 р., расход соответственно 3900 р. — за год 46800.

Выбираем самый дешёвый вариант облачной кассы — ЮКасса — 23000 в год. Но при этом вы ещё будете платить комиссию по картам — 3,5%. Расход за год — 42000. Итого — 65000 р.

Pokupo выгоднее самого дешёвого варианта на 18000 р. минимум.

И не забывайте, что за кассу вы будете платить ежегодно. Можно сэкономить на фискальном накопителе — взять сразу на 3 года. 10000 экономии за три года — не больше.

Можно ещё раз задуматься о покупке физической кассы — в этом случае по сравнению с предыдущим вы будете платить только за ОФД и ФН. Но добавятся расходы на самообслуживание аппарата, перепрошивку и интеграцию. И время затраченного в разы больше. А время дороже всего.

Выгода для продавцов с крупным и средним оборотом

При каком же обороте вам будет выгоднее ЮКасса и остальные? Возьмём оборот 1 млн. в месяц. Комиссия ЮКассы по интернет-эквайрингу уменьшается до 2,8% (23000 + 28000*12 = 359000 р.). Наша комиссия составляет 2,7%, но добавляется абонентка (27000*12 + 3400*12 = 364800). ЮКасса немного выгоднее (на 5000 р.). Но попробуйте быстро её подключить — это та ещё песня — не меньше месяца, а иногда и полгода (были свидетели). А затем ещё неожиданный и необъяснимы блок от “службы безопасности”, и приходится искать другую кассу и платёжную систему заодно.

Возьмём для порядка и средний уровень оборота (500000 р.) — здесь наша комиссия уменьшается до 2,9%, но появляется абонентка в 1400 р. (14500*12 + 1400*12 = 190800) У ЮКассы сохраняется 3,5% (17250*12 + 23000 = 230000р.)

Pokupo опять выгоднее ЮКассы уже на 39000 р.

Можно высчитать точнее, но в целом только после 1 млн. ежемесячного оборота ЮКасса становится выгоднее. Но помните, что это самый нижний предел стоимости облачной кассы. Чем дороже, тем Pokupo выгоднее.

Закрепим всё вышесказанное:

1. Вы обязаны выдавать чеки при расчёте с покупателями в интернет-магазине

2. Если у вас есть касса в оффлайн-магазине, прикрутить её к интернет-магазину сложнее, чем арендовать облачную кассу. Но дешевле.

3. Самая дешёвая облачная касса — от ЮКассы. Одна из самых дорогих — Атол-Онлайн. Но она самая надёжная.

4. Однако ещё дешевле делегировать обязанность использовать онлайн-кассу. И здесь вне конкуренции сервис Pokupo.ru. Робокасса может с ним поспорить, но её ценовая политика слишком скрытая, чтобы убедиться в обратном.

Остался ещё один вопрос. Что предъявить налоговой, если она вдруг придёт к вам и спросит: “А где ваша онлайн-касса?”. Тут всё просто. Ссылайтесь на многочисленные разъяснения налоговой (например, письмо ФНС №ЕД-4-20/2633 от 12.02.2018 или письмо Минфина РФ от 26.06.2017 № 03-01-15/39999, или, наконец — статья 1035 ГК РФ, на которую и Минфин, и ФНС ссылаются) и говорите, что по агентскому договору вы не обязаны применять онлайн-кассу, а применяет её ваш агент — платформа Pokupo.ru. И следом предоставляете отчёты агента — которые мы исправно вам формируем.

Подключить интернет-эквайринг на Pokupo