Как создавали IrkEventDay — взгляд сквозь смету и причины

При проведении семинара IrkEventDay2016 немало претензий к команде Pokupo.ru высказывались в том русле, что мы проводим его для “срубить бабла” — грубо и проще говоря. Мы уже отвечали на этот счёт  Но в данной статье Владимир Попов задался целью посчитать, насколько вообще это благодарное дело организовывать подобного рода события. И затронул несколько вопросов.

Основной из них — деньги

Считать деньги — не самое благодарное, но вполне благородное на сей день занятие (я вот так и не привык к бухгалтерии):

Первое, что нужно для любого мероприятия-встречи — это, конечно же, помещение. И аренда составляет вполне ощутимую долю расходов: в нашем случае — 103 387,00 руб. Но в нашей стране, где есть немалое количество любителей бумагописи, появилась ещё одна, не очень существенная с позиции самих финансов, но очень важная с идеологической точки зрения строка расходов, которая буквально звучит следующим образом — “компенсация коммунальных и эксплуатационных расходов”. Внимание! составил этот расход целых 301,00 руб. Это примерно 0,29% от суммы аренды! Не знаю, какие восклицательные знаки возникают в головах тех людей, которые по всей стране поступают подобным образом, восседая на янтарных, а то и красных тронах, но даже в оранжевой парадигме это выглядит, как минимум, странно.

Что нужно ещё, чтобы люди собрались вместе? Безусловно, правильный настрой, стойкое желание… и — реклама: да, мне она тоже не нравится, но у рекламы есть несколько направлений.

Во-первых, это классическое “всучивание”, “впаривание”, или назовите как больше по душе, но по факту — это продажа того, что не должно продаваться в принципе: ака псевдомасло “Рама”, шипящая вода всех мастей и прочее.

Во-вторых, это донесение до публики каких-то значимых дат, событий, открытий и, конечно же, новых товаров. Конечно, эта группа может плавно перейти в первую, но шанс у неё есть.

В-третьих, реклама может стать не просто средством донесения, коммуникации, маркетинга, но и искусством.

Есть и другие направления. Но нас всё же заинтересовал второй из названных аспектов: донести до широких кругов общественности, что IrkEventDay состоится и что это будет нечто, очень важное для Иркутска и области.

Итак, какие же каналы мы выбрали?

Приоритетно — личные встречи, которые, к сожалению, почти не состоялись, а также — телефонные звонки. Именно за счёт последних мы реализовали большую часть билетов. Большую из минимального набора, но всё же.

Далее — это, как не покажется неожиданным, классические каналы коммуницирования: телевидение -14 400 руб., журнал “Капиталист” — 15 000 руб., а ещё, у них же, 15 000 за листовки (бонус — небольшая реклама на сайте). Почему мы решились на “телевизор”? Причин было несколько, но главная — этот канал мы никогда не задействовали, хотелось попробовать. Второе — нужно было посмотреть, насколько правильно коллеги понимают целевую аудиторию. Насколько правильно все мы понимаем её. Поэтому заказали ролик: с нас взяли — 7 575,00 руб., 8 332,00 руб., плюс работа диктора — 500 руб.

Скажу честно — TV не впечатлило: взгляд зрителей слишком зашорен, а покупать время на сюжеты в стиле Билайна с его Светлаковым в роли интернета не хотелось бы. Опыт получили, гипотезу проверили, на будущее выводы сделали.

Далее пошли по более проверенным для нас каналам: реклама vk — 995 руб., google.adwords — 4 997,00 руб., группа  «Типичный Иркутск» — 3 900,00 руб., группа «Я живу в Иркутске» — 1 250,00 руб., и конечно же знаменитый на весь регион — irk.ru и немалые 23 000,00 за промо-статью и небольшой баннерок на афише.

Почему мы так мало отдали на онлайн-рекламу?

На то есть также несколько причин:

Первая. Задействовать Яндекс.Директ, Гугл.Adwords и подобные методы было можно, но цена клика по широкому охвату (создание онлайн-бизнеса, продвижение интернет-проектов и подобное) довольно высока, а целевая аудитория — не совсем наша, хотя и пересекается.

Вторая. Всё же IrkEventDay — это про то, как команда может работать не просто монолитом, но синтетической средой, где в определённых темпоральных координатах тот или иной участник объединения должен показать свои лучшие качества.

Третье. Наш бюджет всё же не безграничен: мы — не инвестиционный проект, то есть каждую копейку, не то что рубль, мы заработали сами. Да, команда постоянно расширяется, состав подвержен не великой, но ротации, но в целом — нам никто не давал, скажем, 50 000 000 долларов и не говорил: “делайте, юные и дерзкие”. А потому хотелось бить в информационное поле разнонаправленными по длине, воздействию и охвату, в конце концов, волнами, но делать это в первую очередь точечно, то есть по узким целевым группам, а не раздутой целевой аудитории. Исключение — разве что “ящик”, но о нём уже сказал выше.

Пожалуй, даже там, где использовать широкий охват было нужно, мы не смогли: флаеры стоили нам 1 500,00 руб., но сумма на них в целом и общем была потрачена почти зазря.

Итого: у нас уже было место, время, нашлись и люди. Но чего же не хватало ещё? Правильно — правильно выстроенного быта.

Блокноты, кружки и ручки (а куда без этих творцов каллиграфии?) обошлись нам в 10 722,00 руб. Доставка оных — ещё 350 руб. В качестве подарка мы сделали небольшие буклеты и календари, это стоило каких-то 7 050,50 руб. А ещё мы каждому приложили вкусную (ну вот, прям, совсем вкусную)) шоколадку: тут накидка небольшая — 588,00 руб.

Был у нас ещё один дорогой (не столько по деньгам, сколько сердцу) подарок — книги Ф. Лалу: их стоимость — 1 292,50 руб. Но, поверьте, вложенные знания — стоят в миллионы раз больше. В миллиарды: и вообще — деньгами измеряться не должны!

Были ещё и другие мелочи, без коих конференции, семинары, хакатоны и прочие события почти никогда не обходятся. Сколько, например, по вашему стоят шнурки для бейджиков? Верьте — не верьте, но 1 750,00 руб. из кармана перелетело в бюджет рекламщиков.

А помните ту красивую фразу, что везде на фото видится как 3D-картинка в руках участников? Так вот она стоит чуть меньше — 1 700,00 руб. А раз есть с чем фоткаться, то надо — чтобы было и где? Правильно: нужен пресс-волл (как по мне — “напечатанная стена” звучит лучше”). Он на сегодня с простецкой конструкцией-держателей обходится в 4 300,00 руб.

Наконец, все мы люди и все мы хотим? Да, дышать, спать и есть, пить. Спать на IrkEventDay пришлось лишь одному из нас, а вот дышать, есть, пить — каждому. Вкусная и чистая вода Байкала — это 1 998,00 руб. А вот кофе-брейк совсем немножко, но огорчил: по цене — вполне приемлемо (7 400,00 руб. на всех), но, как написал один из участников: “стаканчиков чуть-чуть не хватило”. Это правда: с этим будем бороться :).

Итак… Быстрые, частые, отрывистые звуки музыкального инструмента из семейства ударных и общая сумма — 237 288,00 рублей!

Но, будем откровенны: она должна быть завышена где-то в 3-4 раза, минимум. Почему? А потому как вложены силы каждого из участвующих, а это — расходы. Не только секунд, минут, часов, дней, месяцев, но и пренепременнейше — денег.

Но даже 237 288 — это вполне себе цифра, чтобы убедить, что даже при заполнении всего зала (а это 50 человек к ряду) и максимальной цене билета в 600 руб. мы бы не отыграли и должной части: 30 000 руб. — это около 12.6%. Немного.

Так в чём же соль сего действия?

Первое и главное: в том, чтобы попытаться, хотя бы попытаться, собрать it-сообщество Иркутска. Да, работа эта неблагодарная: критики  — море, “здрастьте и спасибо” — мало, но делать надо. На то есть две причины: многие говорят, что уже всё есть и давно работает, но на деле у нас мало что есть, и уж точно мало что работает на 100%.

Второе: любое мероприятия столь широкого пошива — всегда стресс. Стресс преднамеренный. нужный, стресс, который бьёт по самым скрытым проблемам и выводит их наружу. Одним словом, это стресс для того, чтобы стать лучше: своеобразная адская неделя переросшая было в три адских месяца. Но не на мой взгляд:)

Да, мне видится, что мы не везде доработали, а именно:

Организация действа с позиции технической и людской составляющей — на 9.5 из 10. Ну вот правда: столько старания, столько энергии, как сейчас часто говорят, столько желания, вложенных во единое, давно не встречал. Были огрехи? Да, но это были помарки, а не ошибки. И было их немного.

Работа с клиентами: едва ли на 4 из 10. Почему? Нам не хватило смелости: когда надо было идти — мы стояли, когда надо было налегать — мы расслаблялись, когда стоило сосредоточиться — бросались не туда. Поправимо ли это? Конечно, безусловно. Вопрос только в том, захочется ли, а не в том — сможется ли.

Маркетинг: тоже оказался не самой сильной стороной команды. Почему? Потому как наш метод, раз уж мы за распределённость, — партизанские методы, а, говоря откровенно, большинство владеет ими едва ли на уровне начальном. И здесь кроются корни многих наших бед: мы пытаемся работать как команда “без головы”, а применять при этом рвёмся методы, способы, приёмы, если хотите, которые работают только в централизованных системах. Это грех. В самом широком смысле слова: можете ли вы представить на минуту, что во время боя офицер вдруг скажет солдату: “ладно, парень, понимаю твои чувства — не твоё это, иди домой, а мы здесь сами справимся”. Можете? Вот и у меня получается плохо. Потому как это другая парадигма, другое измерение.

И в этом, мне видится вся сущность наших просчётов: пока не поймём — будем делать дороже дорогого.

А на сим — завершаю: сегодня у нас 16.12.16 — дата, когда нам уже 2 года, то есть есть о чём поговорить, что обсудить и как именно — будет. До!